Eczane Muhasebesi: SGK Reçete Hakedişi, Kesintiler ve KDV
Eczanede ciro hiçbir zaman tek bir rakam değildir: kestiğiniz fatura ayrı, Kurumun ödediği tutar ayrıdır. Aradaki farkın ne zaman ve nasıl kaydedileceği, eczane muhasebesinin neredeyse tamamını belirler. Bu sayfada hakediş düzenini, kesintileri ve KDV tarafını anlatıyoruz.
Kısa Cevap
- Hasılat fatura kesimiyle doğar — Kurumun ödeme yaptığı ayla değil.
- Fatura dönemi takvim ayıdır; fatura ve ekleri ertesi ayın ilk günlerinde teslim edilir.
- Kurum ödemesi, teslimden sonra protokolde öngörülen süre içinde yapılır — yani tahsilat her zaman hasılatın gerisinden gelir.
- İskonto ve kesintiler gider değil, hasılat düzeltmesidir.
- Örnekleme yönteminde hata oranı tüm gruba yansıtılır; kesinti tek bir reçetenin bedeliyle sınırlı kalmaz.
- İlaçta (beşeri tıbbi ürün) KDV oranı %10'dur; ilaç dışı ürünler kendi oranına tabidir.
Eczanede ciro neden iki farklı rakam gösterir?
Bir eczanenin ay sonunda üç ayrı tutarı vardır: reçetelerin toplam bedeli, SGK'ya kesilen faturanın tutarı ve bankaya geçen para. Üçü de birbirinden farklıdır ve bu fark bir hata değil, sistemin kendisidir.
Reçete bedeli ile fatura tutarı arasındaki farkı iskontolar, fatura tutarı ile tahsilat arasındaki farkı ise Kurumun inceleme sonucu yaptığı kesintiler oluşturur. Muhasebe düzeninin işi, bu üç rakamı birbirine bağlamaktır — birini diğerinin yerine kaydetmek değil.
Hasılat ne zaman doğar? Fatura kesim esası
Eczane muhasebesinde en sık görülen yanlış, hasılatı bankaya para geçtiğinde yazmaktır. Doğrusu şudur: hasılat fatura kesildiğinde doğar. Kurumun ödemesi aylar sonra gelse de, o dönemin geliri o dönemde beyan edilir.
Takvim şöyle işler: fatura dönemi ayın birinci günü ile son günü arasıdır. Dönem kapandıktan sonra fatura ve eki belgeler ertesi ayın ilk günlerinde Kuruma teslim edilir. Kurum, teslim tarihinden itibaren protokolde öngörülen süre içinde ödemeyi yapar. Yani Ocak reçetelerinin parası Mart'ı bulabilir — ama o hasılat Ocak'ın hasılatıdır.
Kâğıt üzerinde kârlı görünen bir ay, kasada para olmadan geçebilir. Eczanede kâr ile nakit birbirinden ayrı izlenmek zorundadır; vergi yükü faturaya göre doğarken ödeme gücü tahsilata bağlıdır. Yıl sonunda sürpriz yaşamamanın tek yolu, hakediş–tahsilat farkını ay ay takip etmektir.
İskonto ve kesintiler: gider değil, hasılat düzeltmesi
Eczane, ilacı liste fiyatı üzerinden değil, mevzuatta belirlenen iskontolar düşüldükten sonraki tutar üzerinden faturalandırır. Buna ek olarak Kurum, inceleme sonucunda kesinti yapabilir.
Bu tutarların gider olarak kaydedilmesi yanlıştır. İskonto da kesinti de, satışın bedelinde yapılan bir azalmadır; yani hasılat düzeltmesidir. Gider yazıldığında ciro olduğundan yüksek görünür, brüt kâr marjı bozulur ve iki rakam birbirini tutmaz hale gelir.
| Kalem | Yanlış kayıt | Doğru kayıt |
|---|---|---|
| Hasılatın doğduğu an | Para bankaya geçtiğinde | Fatura kesildiğinde |
| İskontolar | Gider yazılır | Hasılat düzeltmesi |
| Kurum kesintisi | Gider yazılır veya hiç kaydedilmez | Hasılat düzeltmesi |
| Katılım payı | Ayrı gelir sanılır | Kurum alacağından mahsup edilen tahsilat |
Örnekleme yöntemi: kesinti neden beklediğinizden büyük çıkıyor?
Kurum, teslim edilen reçetelerin tamamını tek tek incelemek yerine örnekleme yöntemini kullanabilir. İncelenen örneklemde bulunan hata oranı, reçetelerin kendi grubuna uygulanarak ödeme yapılır.
Bunun sonucu şudur: hatalı bulunan birkaç reçetenin bedeli kadar değil, o orana karşılık gelen bir tutar kadar kesinti olur. Eczacıların "üç reçete için neden bu kadar kesildi" sorusunun cevabı buradadır. Dolayısıyla reçete kontrolü, kesintiyi sonradan itirazla geri almaya çalışmaktan çok daha ucuzdur.
İade edilen reçeteler için de süre işler: belirlenen sürede düzeltilip teslim edilmeyen reçetelerin bedelleri ödenmez ve takip eden dönemden düşülür. Bu yüzden iade listesi, geldiği gün ele alınması gereken bir iştir.
Katılım payı
Hastadan tahsil edilen katılım payı eczanenin ayrı bir geliri değildir. Bu tutar, eczacının Kurumdan olan alacağından mahsup edilir ve kalan tutar eczacıya ödenir. Kayıtta katılım payını ayrı bir gelir kalemi gibi göstermek, hem hasılatı şişirir hem de Kurum mutabakatını bozar.
KDV tarafı: ilaçta %10
Beşeri tıbbi ürünlerde (ilaç) ve özel tıbbi amaçlı gıdalarda KDV oranı %10'dur. Bu oran 9126 sayılı Cumhurbaşkanı Kararı ile düzenlenmiş ve 15 Kasım 2024 tarihinde yürürlüğe girmiştir.
Ancak eczane tek oranlı bir işletme değildir. Rafta ilaç dışında satılan ürünler kendi oranlarına tabidir. Bu da şu demek: ÖKC ve stok tarafında ürün gruplarının doğru oranla tanımlanması gerekir. Tek oranla fişleyip dönem sonunda toplu düzeltmeye çalışmak, beyanname ile Z raporunun tutmamasına yol açar.
Sık yapılan hatalar
- Hasılatı bankaya geçen tutar üzerinden, yani tahsilata göre kaydetmek.
- İskonto ve kesintileri gider yazıp ciroyu olduğundan yüksek göstermek.
- Kurum kesintisini hiç kaydetmeyip fatura tutarını hasılat olarak bırakmak.
- Katılım payını ayrı bir gelir kalemi sanmak.
- İade edilen reçeteleri süresi içinde düzeltip teslim etmemek.
- İlaç dışı ürünleri ilaçla aynı oranda fişlemek.
- Kâr ile nakdi aynı şey sanıp vergi dönemine hazırlıksız girmek.
Biz ne yapıyoruz?
Eczane mükelleflerimizde ayı üç kontrolle kapatıyoruz: fatura tutarı ile tahsil edilen tutarın karşılaştırılması ve farkın hasılat düzeltmesi olarak kaydı, ürün gruplarının KDV oranlarıyla tutarlılığı, ve kâr–nakit ayrımını gösteren bir ay sonu özeti. Böylece beyan ettiğiniz hasılat ile Kurum kayıtları arasında açıklanamayan fark kalmıyor.
Personeliniz varsa bordro ve SGK tarafı için bordro ve SGK hizmetlerimize, yeni bir eczane devralıyor veya açıyorsanız kuruluş ve mükellefiyet işlemlerimize bakabilirsiniz.
Sık Sorulan Sorular
Eczanede hasılat ne zaman kaydedilir?
Hasılat fatura kesildiğinde doğar; Kurumun ödeme yaptığı tarihte değil. Reçete bedellerinin parası aylar sonra tahsil edilse bile, o gelir faturanın ait olduğu dönemde beyan edilir. Tahsilata göre kayıt yapmak dönem kaymasına ve eksik beyana yol açar.
SGK fatura dönemi ve ödeme takvimi nasıl işliyor?
Fatura dönemi ayın birinci günü ile son günü arasındaki takvim ayıdır. Dönem kapandıktan sonra fatura ve eki belgeler ertesi ayın ilk günlerinde Kuruma teslim edilir, Kurum da teslim tarihinden itibaren protokolde öngörülen süre içinde ödemeyi yapar. Bu nedenle tahsilat her zaman hasılatın gerisinden gelir.
İskonto ve kesintiler gider mi yazılır?
Hayır. İskonto da Kurum kesintisi de satış bedelinde yapılan bir azalmadır ve hasılat düzeltmesi olarak kaydedilir. Gider olarak yazıldığında ciro olduğundan yüksek görünür, brüt kâr marjı bozulur ve beyan edilen hasılat Kurum kayıtlarıyla uyuşmaz.
Örnekleme yönteminde kesinti neden yüksek çıkıyor?
Kurum reçetelerin tamamını değil bir örneklemi inceler ve bulduğu hata oranını reçetelerin kendi grubuna uygulayarak ödeme yapar. Dolayısıyla kesinti, hatalı bulunan birkaç reçetenin bedeliyle sınırlı kalmaz; o orana karşılık gelen tutar kadar olur. Bu yüzden reçete kontrolü sonradan itiraz etmekten daha ucuzdur.
Hastadan aldığım katılım payını nasıl kaydetmeliyim?
Katılım payı eczanenin ayrı bir geliri değildir. Bu tutar eczacının Kurumdan olan alacağından mahsup edilir ve kalan tutar eczacıya ödenir. Ayrı bir gelir kalemi gibi gösterildiğinde hasılat şişer ve Kurum mutabakatı bozulur.
İlaçta KDV oranı kaç?
Beşeri tıbbi ürünlerde ve özel tıbbi amaçlı gıdalarda katma değer vergisi oranı yüzde 10'dur. Bu oran 9126 sayılı Cumhurbaşkanı Kararı ile düzenlenmiş ve 15 Kasım 2024 tarihinde yürürlüğe girmiştir.
Eczanede satılan her ürüne aynı oran mı uygulanır?
Hayır. İlaç dışında rafta satılan ürünler kendi oranlarına tabidir. Bu nedenle ödeme kaydedici cihaz ve stok tarafında ürün gruplarının doğru oranla tanımlanması gerekir; tek oranla fişleyip dönem sonunda toplu düzeltme yapmak beyanname ile gün sonu raporunun tutmamasına yol açar.
Kârlı görünüyorum ama kasada para yok, neden?
Çünkü eczanede vergi yükü faturaya, ödeme gücü ise tahsilata bağlıdır. Fatura kesildiği anda hasılat ve dolayısıyla vergi doğarken, parası haftalar sonra gelir. Kâr ile nakdin ayrı ayrı izlenmesi ve hakediş–tahsilat farkının ay ay takip edilmesi bu sürprizi ortadan kaldırır.
Eczanenizin hakediş ve kesinti düzenini kuralım
Fatura tutarı ile tahsil edilen tutar arasındaki farkın doğru kaydedilip kaydedilmediğine birlikte bakalım.
Bu sayfadaki bilgiler genel tanıtım amaçlıdır. Oran, süre ve protokol hükümleri değişebileceğinden, eczanenize özel durumlar için mali müşavirinizle görüşmenizi öneririz.